“I am sorry but….”
相手の提案を断る際にお詫びを入れる表現から会話を始めていませんか?

下請け会社や取引先との面会で、
『提案を断る』というシチュエーションは、避けては通れないことの一つです。
私たちは相手からの提案を断る際、日本語の感覚に引っ張られてしまい、
どうしても”I am sorry…” ”I am afraid…”などと、
『謝り』の言葉から会話を始めてしまいます。
ですが、ビジネス上の決断に対して『謝り』から始める必要はありません。

今日は”I regret…”を使って、
謝らずに、丁寧に相手からの提案を断る方法について紹介します。

「残念ですが」で相手の提案を丁寧に断る

ビジネスでの交渉や、ある調達品を一社の下請け会社から選ばなければいけない場合、
交渉の決裂や、選ばなかった下請け会社に『断り』の連絡をしなければいけません。
そんな時は「残念ですが」から始まる会話で、丁寧に相手の提案等を断ることができます。

I regret to tell you that we will not take your proposal this time.
(≒残念ですが、今回はあなたの提案を受け入れることができません)

ビジネス上で、断るという行為は社内の検討後に行われるものですよね。
そのため誤った行為ではなく、
日本語の「申し訳ありませんが」に当たる”I am sorry”を使う必要はありません

また、相手の提案を断る際に忘れてはいけないのが、
なぜ提案を断ることになったか、という理由です。
この理由をできるだけ具体的に説明することはビジネスマナーの一つです。
日本のビジネスシーンでも、もちろん理由の説明はありますが、
いざ英語で説明するとなると、
簡単な説明になってしまい、相手に失礼になることがあります。
提案を断る際は、理由を具体的に説明することを注意してください。

不要なお詫びはせずに相手の提案を丁寧に断るために

相手が費やしてきた時間や努力を考慮すると、
提案を断る際、”I am sorry”から会話を始めたくなってしまいます。
ですが、『提案を断る』という行為はビジネスの一部です。
そのためお詫びをする必要はありません。
”I regret” を使って会話を始めることで、
あなたの申し訳ない残念な気持ちを表明することができます。
また相手の提案を断る際は、断る理由を具体的に相手に説明しましょう