メールの返事や支払いの催促を丁寧にしよう/英語ビジネスメール

日本で仕事をしていると、とめどなくCC(Carbon copy)で届くメールで重要なメールを見逃してしまった経験は誰にでもあると思います。
そんな時、海外の客先やベンダーから、”This is just a gentle reminder….”とメールが届いたことはありませんか?
この表現は丁寧でフレンドリーな言い方ですが、この催促メールを見て焦ってしまう人も多いのではないでしょうか。

今日は、丁寧な表現が求められるビジネスシーンでよく面する、返事の催促・支払いの催促の表現を紹介します。

丁寧な英語の言い回しで催促をしよう

確認や催促のメールを受け取った時の印象は人によって異なります。
そのため、できるだけ丁寧な英語表現で催促をすることが大切です。

返事の催促する

返事を催促する場合のメールは、一般的に『何についてのメールをいつ送ったか』『催促の文言』の2つの内容で構成されています。

1.何についてのメールでいつ送ったか

“I am writing this email to you to inform that I still have not received a reply to our email of 1st Feb, 2018 regarding the monthly meeting.”
2018年2月1日に月次会議についてのメールをお送りしましたが、まだお返事を頂いておらず、メールをお送りしております。

“I was wondering if you had received my email sent on 1st Feb 2018.”
2018年2月1日にお送りしたメールは届いておりますでしょうか?

“I was wondering if you had time to look at my email sent on 1st Feb, 2018”
2018年2月1日お送りしたメールを読む時間はありましたでしょうか?

“Would you let me know if you received the email, and if not, if you attend the meeting on 15th Mar, 2018.”
メールが届いているかお知らせいただくか、届いていない場合は3月15日の会議に参加するか教えて下さいますか?

2.催促の一言

”I would be grateful if you could give this matter your prompt attention.”
お早めに対応頂けますと幸いです。

“I would be grateful if you could let us have your answer concerning this matter.”
この件につきまして、お返事を頂けますと幸いです。

“We would appreciate your response at your earliest convenience.”
できるだけ早くお返事を頂けますとありがたいです。

“Could you please let me know if you have any updates on this matter?”
この件につきまして、何かあれば教えて下さいますか?

“Your prompt reply is highly appreciated.”
早めにご返信頂けますと大変ありがたいです。

“We understand that you are busy, but we would appreciate your response at your earliest convenience.”
ご多忙かとは存じますが、お早めに返事を頂けますとありがたいです。

“I would appreciate your immediate attention to this matter.”
この件に関しまして、迅速にご対応頂けますと幸いです。

メール例/返事を催促する

では、実際に上の構成を使って英語で返事を催促するメールを送ってみましょう。

Subject: Monthly meeting on 15th Mar, 2018
Dear Mr. Thompson,

I am writing this email to you to inform that I still have not received a reply to our email of 1st Feb, 2018 regarding the monthly meeting.
(2018年2月1日に月次会議についてのメールをお送りしましたが、まだお返事を頂いておらず、メールをお送りしております。)
We understand that you are busy, but we would appreciate your response at your earliest convenience.
(ご多忙かとは存じますが、お早めに返事を頂けますとありがたいです。)
I look forward to hearing from you
(お返事をお待ちしております。)

Best regards,
Takashi Sato

英語で支払いを催促をする

支払いの催促する場合は、一般的に『支払いがまだ確認できていないという現状報告』『催促の文言』『行き違いがあった場合のお詫び』の3つの内容で構成されています。

1. 支払いがまだ確認できていないという現状報告

“I am writing this email to inform you that it appears that the payment for your order no.1123455 due on 1st May has not been wired yet.”
5月1日がお支払期限の注文#1123455に関して、まだ入金の確認がとれていないことをお知らせします。

“This is a gentle reminder that the payment for your order no. 1123455 has not been settled. Your payment of USD 10,000 for the order is now 30 days past due. ”
注文#1123455がのお支払いがまだ確認できていないことをお知らせいたします。お客様のお支払額は10,000ドルで、現在30日お支払いが遅れております。

2. 催促の文言

“We understand this may be an oversight, but we have to ask you to give this matter your prompt attention.”
お見落としかもしれませんが、早急にご対応下さいますよう、よろしくお願いいたします。

“We would like to request that you give this matter your immediate attention.”
本件につきまして、早急にご対応下さいますよう、よろしくお願いいたします。

“We would be grateful if you could remit us USD10,000 at your earliest convenience.”
できるだけ早くUSD10,000を送金頂けますよう、よろしくお願いいたします。

3. 行き違いがあった場合のお詫び

“Please disregard this email, if the payment has already been made.”
もしすでにお支払い済みの場合は、何卒ご容赦ください。

“If this reminder has crossed your payment, please accept our apologies and disregard this email.”
この催促状がお支払いと行き違いになった場合には、ご容赦ください。

メール例/支払いの催促を英語でする

では、実際に上の構成を使って英語で支払いの催促メールを送ってみましょう。

Subject: Your order No.1123455
Dear Mr. Thompson,

I am writing this email to inform you that it appears that the payment for your order no.1123455 due on 1st May has not been wired yet.
(5月1日がお支払期限の注文#1123455に関して、まだ入金の確認がとれていないことをお知らせします。)
We would like to request that you give this matter your immediate attention.
(本件につきまして、早急にご対応下さいますよう、よろしくお願いいたします。)
Please disregard this email, if the payment has already been made.
(もしすでにお支払い済みの場合は、何卒ご容赦ください。)

Best regards,
Takashi Sato

丁寧な表現で催促をして摩擦の少ないコミュニケーションをとろう

今日は日本語の丁寧な表現を英語例を紹介しました。
日本語で催促をするときと同じように、英語での催促にも決まった構成があります。

返事を催促する場合のメールは、以下の2つの内容で構成されています。
『何についてのメールをいつ送ったか』『催促の文言』
一方で、支払いの催促をする場合は、一般的に『支払いがまだ確認できていないという現状報告』『催促の文言』『行き違いがあった場合のお詫び』の3つから構成されており、より相手に対し失礼のない表現が含まれています。

特にビジネスシーンでは、丁寧な英語表現で催促をするようにしましょう。

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