あなたは日本人上司と事前打ち合わせをしてから、外国人従業員との会議に参加したことはありませんか？
私は、日本人と働いていたころ会議中に結論を出すために、「事前打ち合わせ」という名の根回しをして、会議に参加することがよくありました。
ですが、実は、その「事前打ち合わせ」は、日本人が外国人従業員に不信感を与えてしまう可能性がある一つです。
今日は日本人がしてしまいがちな、会議中にしてはいけない３つの行動を紹介します。
日本人が会議中にしがちなNG行動
１．日本人同士で目くばせしてから発言をする
事前打ち合わせ（根回し）をして会議に臨んだ場合は特に、
私たちは上司・同僚と目くばせをして、発言をしてしまうことがあります。
「今から発言をするね（サポートしてね）」
というシグナルのような目くばせなのですが…
これを会議中にしてしまうと、外国人に下記のような印象を与えてしまうことがあります。
- 周りに確認をしないと発言ができない自信のない人
- 自分たちを陥れようとしている卑怯な人
異文化間では会議の定義・進め方が異なります。
多少の根回しはどこの国でもありますが、相手に不信感を与えないように、発言前の目くばせは控えましょう。
２．目を閉じ、腕を組んで話を聞く
会議中、無意識のうちに目を閉じ、腕を組んで話を聞いてしまうことはありませんか？
真剣に話を聞こうと目を閉じてしまうことは、日本人がしがちな行動の１つです。
ですが、会議中に目を閉じ腕を組んでしまう日本人の行動は、外国人従業員に、
「なんで会議中に人の話も聞かず寝ているんだろう」
「私の発言は聞くに値しないことなの！？」
「この人は私の意見を受け入れる気がない」
という『拒絶』の印象を与えてしまいます。
こんな小さなすれ違いが、相手と信頼関係を築くための障壁となってしまうんです。
会議中、相手の話を聞く際は、発言者の目を見ながら・メモを取りながらなど、『あなたが話を聞いている』ということが相手に伝わるように、話を聞きましょう。
３．会議中に発言をしない
外国人と会議中に意見を出す、ということは、私たち日本人が不得意なことの１つです。
議論が白熱すればするほど、私たちはタイミングがうまくつかめず、黙って話を聞くだけになってしまいがち。
ただでさえ『議論すること』に慣れていない私たちが、英語で発言をしなくてはいけない上に、活発な議論の中に飛び込んでいくのは難しいですよね。
でも、そんな苦労を知らない外国人は、このように感じています。
「会議に参加する意思のない人」
「なぜ会議に貢献しようとしないんだ」
活発な議論に参加するためには、慣れが必要です。
逆に言えば、慣れれば誰にでもできます！
まずはカジュアルなランチミーティングから始めて、意見を交換することに慣れていきましょう！
そう簡単に相手の文化に合わせられない！
そんな思いがある方は、事前に相手に、日本の文化を伝えておくのもアリです。
「日本人が会議中に腕を組んでいても、深い意味はないよ」
「日本人は会議前に事前打ち合わせをして、会議をスムーズに進めようとすることがあるんだよ」等
あらかじめ相手に伝えておくことによって、起きてしまうであろう誤解を避けることができます。
そのようにお互い相手の文化を理解しあうことが、相手との信頼関係を築くことの第一歩となります！
