欧米人やアジア人を含めた多国籍企業で仕事をしていると様々な違いを目の当たりにします。
その中でも日本人は目立たないのに異質で、
外国人とお互いを理解しあうまでに時間がかかることはよくあります。
その理由の1つとして挙げられるのが、私たちのコミュニケーション方法。
今日は、実際にあった話をもとに特に提案などを受けた際の、
外国人とのコミュニケーションに必要な3つのコツ

1.自分が話を聞いているということを相手にわかる姿勢で示すこと、
2.自分が何を相手に求めているのかを明確に伝えること、
3.YES/NOを明確に伝えること、

について紹介します。

伝わらない日本人の意図

私の上司(山田部長)でとても頭がよくロジカルで気遣いのできる日本人がいました。
彼は情報処理スピードも速くてアドバイスもいつも的確。
でもなぜか外国人には言っていることが伝わらない。
ある日、イギリス人Steve(仮)が新しいマーケティング企画のプレゼンを山田部長に対して行いました。
プレゼンを終えて事務所に戻ってきたSteveにどうだったか聞くと、
「本当に話を聞いていたのかよくわからないし、
提案書に対する意見もよくわからなかった。確認したら進めていいとは言われたけど…」
と、OKサインは出たもの全体的に不明確で、スッキリしていない様子。
よく話を聞いてみるとSteveは、以下の山田部長の態度や返答が不明確だったとのこと;

1.プレゼンの最中、目を閉じて聞いていた(寝ていたのかもしれない)
2.「ここは○○さんに協力してもらって」といわれ、なぜ○○さんに協力してもらわなければいけないのか聞いたが、答えがなかった
3.「このアイディアはいいね」と言われたが「では進めて」とは言われなかった

これらの反応は日本人同士で仕事をしているとよくあることですよね。
では、なぜSteveは山田部長の態度や返答に納得できなかったのでしょうか?



相手に伝わるコミュニケーションをとることがポイント

働く場所が変わると、働く常識も変わります。
そのため、もしあなたが海外で働いている場合は相手の常識を受け入れて働くことが求められます。
今回の山田部長とSteveのやり取りでは、
山田部長は相手の常識にあった反応をすることができていませんでした。
彼らの常識・彼らに伝わるコミュニケーションをするには、これら3つのことが必要でした。

1.質問をする、目を見るなどをして相手に話を聞いているという姿勢を見せる
2.相手の足りていない能力・アイディアを具体的に伝え、そこを補充するか、誰かに手伝ってもらうようにアドバイスをする
3.相手にGOサインの空気を読ませず、クリアなGoサインをだす

このように初めから不明確な部分を取り上げて考えると、
何が問題だったかわかりますが、
実際に外国人と一緒に仕事をしていると、
『話の聞き方』
『ネガティブなことについてどのようにフィードバックするか』
『空気を読ませる』
この3点は日本人が気づかずにしてしまいがちな、相手に伝わらないコミュニケーション方法です。

今回の件をスティーブの立場から見てみると、
彼のプレゼンは山田部長にとってとてもつまらないものだった(目をつぶって質問もしない)
自分でできることを人に協力してもらえと指示をされ(できることなのに何故頼まなきゃいけないの?)
最終的にはよくわからない反応で終わってしまった(進めていいの?だめなの?)
というスッキリしないプレゼンの結果となりました。

もしSteveが日本人であった場合は、
目を閉じて聞くことは日本人がすることの一つで、
自分の仕事にも関わらず、他の人の協力を得ろといわれたことは、
自分には足りていない部分があり、上司はそこを学ぶことを私に期待していることが想像できます。
また「このアイディアいいね」はYesで、「では、進めますね」と応えればよかっただけのことですよね。
でも、それは日本人の常識でしかありません。

円滑な意思疎通をするために必要な3つのコツ

日本人が常識の一部として感覚的に行っていることは、外国人には通じません。
日本では空気を読んで機転を利かせたり、
自ら問題に気づき行動することなどが求められていますが、
海外の方と仕事をする際は、
「相手に気づきを期待することではなく、
いかに自分が相手に対してクリアであるか」が重要です。

1.自分が話を聞いているということを相手にわかる姿勢で示すこと、
2.自分が何を相手に求めているのかを明確に伝えること、
3.YES/NOを明確に伝えること、

日々のコミュニケーションではこの3つのコツを意識してみてください。
この3点を抑えるだけで、海外の方とのコミュニケーションはぐっと良くなります!

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